El 20% del tiempo y la energía invertido estratégicamente
representa el 80% de los resultados de una empresa. Hay muchos factores que
tienen un impacto en la gestión del tiempo en el trabajo y que repercute en la eficiencia
y la productividad de trabajadores y directivos. Es por ello imprescindible
conseguir una gestión del tiempo adecuada. Desde Eureka-startups
no ofrecen una serie de consejos útiles relacionados con el arte de la gestión del tiempo de manera adecuada:
1.-
Establecer prioridades
Hay que ser preciso cuando se
trata de decidir sobre los qué proyectos son de especial importancia en la cada
momento y en consecuencia cuál debe tratarse en primer lugar.
Hacer una lista de cosas por
hacer antes de empezar el día es una brillante idea que permite organizar la
agenda diaria y determinar que debe hacerse primero. La gestión del tiempo
perfecta también incluye, por ejemplo, no revisar tu correo electrónico a
primera hora de la mañana, ya que podría causar un caos. Deje la primera hora
de la mañana para las tareas más importantes. Después de esto ya habrá tiempo
suficiente para leer y responder a sus correos electrónicos.
2.- Analizar los
flujos de trabajo
Para dividir las tareas de
manera más eficiente, podría ser útil incluir procesos y sistemas relacionados
con las tareas. Siempre es útil para analizar los flujos de trabajo, crear
documentos y comprobar la cantidad de tiempo que necesita para cada tarea. Una
tabla de Excel en la cantidad de tiempo que podría ahorrar en determinados
procesos de trabajo (por ejemplo, reuniones semanales) puede ser un buen comienzo.
Esto puede optimizar los procesos y por lo tanto ayudar a invertir más tiempo
en los proyectos clave.
3.- Trabajar en
proyectos más sencillos
A veces el cambio hace la
diferencia, hay proyectos en los que hay que invertir mucho más tiempo y
esfuerzo ya que son de alta prioridad, pero a menudo producen el encallamiento
en una tarea que no deja avanzar. Por lo tanto, es importante que los días de
trabajo estén equilibrados. Romper con la rutina sin duda aumenta la
productividad.
4.-El arte de decir
"no"
Decir “no”, no siempre es
fácil, pero es de vital importancia para poder organizar el flujo de trabajo. Hay
que evaluar el tiempo que se tiene y en caso de que los documentos se acumulen
en tu escritorio preparaté para rechazar hacer más tareas. Todos somos seres humanos y tenemos nuestros límites. Trabajando en
demasiados proyectos podría resultar en no entregar ninguno de ellos.
5.- Define el éxito
Al hacer un nuevo proyecto,
explica brevemente sus metas y pasos. Más adelante podrás analizar tus
proyectos más exitosos y aprender de las mejores prácticas. Los directivos deben utilizar las habilidades
de los empleados por separado. Cada empleado tiene su propia carga de trabajo y
sus propias habilidades de gestión del tiempo, por lo que hay que difundir las
tareas de acuerdo a sus capacidades.
6.- Reserva un poco
de tiempo para ti mismo
Tomando un descanso de vez en
cuando es una buena manera de mantenerse concentrado y eficiente. Recargar las
pilas y recuperar algo de energía, trabajar durante 10 horas sin parar está
lejos de ser efectivo.
Algunas personas usan el
tiempo en el que se está descargando algo para tomar un café o simplemente para
salir de la zona de trabajo. Además, relajarse después del trabajo puede ser
muy beneficioso. Eso te permitirá comenzar el día siguiente manteniendo los
niveles de productividad altos.
Conclusión – La buena
gestión del tiempo vale la pena
Elegir la estrategia adecuada
puede ahorrar una gran cantidad de estrés. Piensa en el futuro ¿cómo planeas
tus tareas? Establece objetivos y prioriza tus tareas por orden de importancia.
El uso de una lista TO-DO puede realmente cambiar su vida!
